Privacy Policy

Inleiding

Bij THE SYSTM® hechten wij groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving, en, voor gezondheidsgegevens, in de geest van het medisch beroepsgeheim.

Door gebruik te maken van onze website, diensten, consultaties, lidmaatschappen of digitale platformen, gaat u akkoord met de praktijken beschreven in dit Privacybeleid.

Verwerkingsverantwoordelijke

SYSTM BV, handelend onder de naam THE SYSTM®

Pontstraat 38/1

9831 Sint-Martens-Latem, België

Ondernemingsnummer: BE 1035.810.243 

E-mail: chanel@thesystm.bio

Telefoon: +32 495 52 34 77

Website: https://www.thesystm.bio

Persoonsgegevens die wij verzamelen

Identiteits- en contactgegevens — volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, facturatiegegevens, afspraak- of lidmaatschapsgegevens, en communicatievoorkeuren.

Gezondheids- en biometrische gegevens — Als kernonderdeel van MEASURE en onze protocollen en therapieën (HBOT, IHHT, EMS, infrarood/sauna, krachttraining) verzamelen wij lichaamssamenstelling en biometrische metingen, medische voorgeschiedenis en contra-indicaties die u ons meedeelt, en uw therapie-/protocolgeschiedenis. Dit zijn "bijzondere categorieën" van persoonsgegevens onder Artikel 9 AVG. Wij verwerken deze enkel op basis van uw uitdrukkelijke, afzonderlijke toestemming, gegeven via ons Waiver & Informed Consent-formulier vóór uw eerste sessie, uitsluitend om uw programma veilig te ontwerpen en te leveren.

Technische en gebruiksgegevens — IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, besturingssysteem, interacties met de website, surfgedrag, en analyses.

Cookies en trackingtechnologieën — cookies en gelijkaardige technologieën gebruikt om de functionaliteit van de website en de gebruikerservaring te verbeteren (zie ons Cookiebeleid).

Rechtsgrond voor verwerking

• Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b)) — voor het beheren van uw account, boekingen en lidmaatschap.
• Uitdrukkelijke toestemming (Art. 9(2)(a)) — specifiek voor gezondheids- en biometrische gegevens, verzameld via het Waiver & Informed Consent-formulier.
• Toestemming (Art. 6(1)(a)) — voor nieuwsbrief en marketingcommunicatie, op elk moment intrekbaar.
• Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c)) — voor facturatie en boekhouding.
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) — voor de veiligheid van website/kliniek en de verbetering van onze diensten.

Hoe wij uw gegevens gebruiken

• Het beheren van afspraken, lidmaatschappen en klantrelaties
• Het beoordelen van contra-indicaties en het leveren van gezondheids-, wellness-, longevity- en biohackingprogramma's
• Het beantwoorden van vragen en het bieden van klantenondersteuning
• Het versturen van dienstgerelateerde updates en communicatie
• Het verbeteren van de websitefunctionaliteit en klantervaring
• Het waarborgen van veiligheid en het voorkomen van ongeoorloofde toegang

Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen ze enkel indien nodig, met:

• Ons website-/CRM-platform (Odoo), als verwerker voor hosting, boekingen en lidmaatschapsbeheer.
• Onze betalingsprovider, om transacties te verwerken.
• Vitology, onze meetpartner: https://www.vitology.be
• Onze boekhouder en, waar wettelijk vereist, belastingautoriteiten.

Elke verwerker die namens ons optreedt, is gebonden aan een verwerkersovereenkomst (Art. 28 AVG).

Internationale gegevensoverdrachten

Indien persoonsgegevens worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en AVG-conforme verwerkers.

Bewaartermijn

• Account-, boekings- en lidmaatschapsgegevens: voor de duur van onze relatie, plus 5 jaar nadien, in lijn met de algemene Belgische verjaringstermijn voor burgerlijke aansprakelijkheid.
• Gezondheidsgegevens verzameld voor uw programma: voor de duur van uw lidmaatschap plus 5 jaar, om dezelfde reden, tenzij eerdere verwijdering wordt gevraagd en geen wettelijke grond bewaring vereist.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, conform de Belgische boekhoudwetgeving.
• Toestemming voor marketing: tot u zich uitschrijft.

Deze bewaartermijnen worden periodiek herzien, onder meer of een therapie als medische praktijk moet worden geclassificeerd onder Belgisch recht, wat langere wettelijke bewaartermijnen met zich zou meebrengen.

Uw rechten onder de AVG

• Toegang te vragen tot uw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens te vragen
• Verwijdering van uw gegevens te vragen
• Verwerking te beperken of daartegen bezwaar te maken
• Gegevensoverdraagbaarheid te vragen
• Uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking
• Een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op via chanel@thesystm.bio.

Cookies en analyse

THE SYSTM® gebruikt cookies en analysetechnologieën om de prestaties van de website te verbeteren, content te personaliseren en de effectiviteit van marketing te meten. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor de volledige lijst van gebruikte cookies, hun doel en bewaartermijn. U kunt uw voorkeuren op elk moment beheren via de cookiebanner of uw browserinstellingen.

Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder beveiligde servers, versleutelde verbindingen, toegangscontroles en vertrouwelijkheidsprotocollen — waarbij toegang tot gezondheidsgegevens beperkt is tot personeel dat deze nodig heeft om uw programma te leveren.

Minderjarigen

Onze diensten zijn bestemd voor volwassenen (18+). Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

Links naar derden

Onze website kan links bevatten naar externe websites of platformen van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken of inhoud van deze externe websites.

Wijzigingen aan dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid periodiek bijwerken om wettelijke, operationele of technologische wijzigingen te weerspiegelen. De meest recente versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd, met de bijgewerkte ingangsdatum.

Contact

SYSTM BV, handelend onder de naam THE SYSTM® — Pontstraat 38/1, 9831 Sint-Martens-Latem, België

Ondernemingsnummer: BE 1035.810.243 — chanel@thesystm.bio — +32 495 52 34 77 — https://www.thesystm.bio